近年遙距工作成為國際企業大趨勢，當中更衍生出「非同步工作」（Asynchronous Work，簡稱 Async Work）的概念，不少大公司都相繼實行，以提高生產效率。「非同步工作」讓大企業打破空間限制，在全球不同地區招募人才，提升生產力，建立更具成本效益的團隊。我們今次就專訪提倡並實行「非同步工作」管理方案，全球一站式人力資源平台Remote公司總裁及聯合創辦人 Marcelo Lebre，分享「非同步工作」為企業帶來的好處與各種實踐經驗。
何謂「非同步工作」？
「非同步工作」可說是遙距工作的延伸，而各大企業早年已引入遙距工作提升生產力，讓員工在家工作並令企業節省辦公室開支。而「非同步工作」就是讓員工按照適合自己的時間上班，企業也可招請來自不同時區的員工，更易找到理想人才。「非同步工作」另一好處是「非即時通訊」，減少不必要的會議。利用「非同步工作」系統就可有效安排工作給所有員工，並管理所有公司內部通訊，維持企業的生產力。根據 Remote 所進行的《遙距勞動力報告》，有 44% 受訪公司表示在外地工作的員工數量已經增加，顯示在國際間招聘的頻率有所上升，亦意味著有更多員工在不同時區工作。
提升企業生產力與員工滿意度
作為 Remote 公司總裁及聯合創辦人，Marcelo Lebre 熟知「非同步工作」對企業生產力、成本效益，還有員工對工作滿意度的影響。Marcelo 指「非同步工作」能帶來彈性，讓員工設定自己的工作時間，發揮最大的生產力。減少了冗長會議和即時訊息等同步通訊造成的干擾，員工可深度投入工作，提升專注力，從而提高生產力。Remote 的《遙距勞動力報告》發現，72% 擁有國際遙距團隊的企業能夠提高生產力，有 69% 則反映他們的員工留任率有所提升。「非同步工作」促進了全球團隊的包容性，可以允許分佈在多個時區的員工在不影響工作與生活平衡的情況下協作。 這種具包容性的方法尊重不同的生活方式和時區，能幫助團隊成員之間建立歸屬感和參與感。「非同步工作」同時減少了耗時的會議，從而提升成本和資源效益，使員工能夠將省下的時間和資源用於更有成效的工作項目。 對員工而言，「非同步工作」令他們能更靈活地管理自己的日程與生活 – 他們可以自由選擇工作時間和地點，優先分配時間予家庭及嗜好，這種靈活性可以減少員工壓力和倦怠感，有助於提高生產力和工作滿意度。
企業該如何成功實踐「非同步工作」
深諳「非同步工作」模式的 Remote 在這方面有著豐富經驗，而 Marcelo 亦分享了企業在引入「非同步工作」初期如何能夠事半功倍。他指「非同步工作」的成功取決於企業能否重新思考傳統同步工作的安排，並採用更靈活的方法處理。其中一種策略是優先考慮「非同步通訊」，包括內部訊息、書面文檔等，最大限度地減少員工因內部通訊而需要中斷工作。另外，培養高行動力的文化亦至關重要，企業應鼓勵員工積極主動地處理工作事項，而非等待情況變得完全明朗或被動地等待指示。這種方法促進了自主性和責任感，使團隊即使在沒有完美條件的情況下也能取得進展。 此外，將任務拆分為更小、更易於管理的單元，訂立「最小可行變更」 (MVCs, Minimum Viable Changes) 可以改進資源分配並減少重覆處理的時間，提高工作流程的敏捷性和生產力。 總括而言，採用「非同步工作」方法使組織能夠更有效地適應不斷變化的環境，增強企業的工作成效。
「非同步工作」對不同時區團隊的好處
「非同步工作」另一好處，就是企業能在不同時區的國家和地區聘請人才，就算他們的上班時間不一，使用「非同步工作」的管理系統就能讓各地員工們都能各自能發揮最強實力。Marcelo 向我們更深入介紹了在「非同步工作」模式下，團隊如何能持續維持項目進度 – 當一名團隊成員在世界某個角落結束一天的工作時，地球另一處的另一位同事可開始他們的工作，接手上一個人的進度，使企業能在不同時區下持續推進項目。此外，「非同步工作」為團隊成員管理工作日程安排和接觸來自世界各地的多元化人才，提供了更大的靈活性。 透過加強溝通、協作，使組織能夠一週七天 24 小時營運，確保關鍵的工作能全天候實行。「非同步工作」促進全球範圍內各團隊合作、生產力和創新，克服了地理距離和時差帶來的挑戰。
哪些工種特別適合採用「非同步工作」模式
全球一站式人力資源平台 Remote 作為實行「非同步工作」模式的成功企業，他們認為哪些特別的工作，特別適合「非同步工作」模式，發揮到企業最大效率呢？Marcelo 認為今天的大多數行業和工作職能都可以「非同步工作」——只需要企業與員工有更強的思考和創造力。 要舉最常見的例子，Marcelo 就指 IT/技術行業，尤其是開發人員、工程師和程式設計師，非常適合採用「非同步工作」模式，因為他們的工作性質通常無需同步協作。 此外，鑑於全球技術人才短缺，組織可以透過將搜尋範圍從本地擴展至全球範圍，來應對這項挑戰。根據 Remote 的《科技人才報告》，澳洲、墨西哥、巴西、波蘭、芬蘭和匈牙利等國家就提供了豐富的資深專業人員庫，可滿足企業對人才的需求。
Marcelo Lebre 指「非同步工作」是一個適用於所有產業和工作職能的解決方案。 以 Remote 為例，公司在 91 個國家擁有 1,400 多名員工，按照「非同步工作」原則建立了一個高效、完全遙距運作的組織。 從行銷到財務，Remote 證明了團隊成員可以來自全球各地。「非同步工作」模式不僅是「可以實行」，而是更應被全球企業參考的模式。
面對非同步工作時可能出現的溝通、協作挑戰
「非同步工作」已融入 Remote 公司文化，大家都很想了解他們在「非同步工作」模式下，如何處理員工溝通、協作上所面對的挑戰。Marcelo 就指 Remote 強調團隊內部需要有清晰、透明的溝通，並鼓勵共用文件與詳細書面編寫工作流程，確保每位使用同一文件的員工都清楚了解他們的工作而免生混淆。清晰的溝通與井然有序的文件管理，能確保每位員工可順利找到他們所需要的資訊，減少員工因資訊不足而影響工作效率。當然組織也需要正確運用各種工具來有效地實施「非同步工作」，Remote 就應用了 Slack、Notion、Google Drive 和 Loom 等工具進行項目管理、視訊會議和文件協作。在公司裡面，明確設定了每個需要完成的任務、工作範圍、品質要求以及確切的完成目標日期，所有員工都會依照著這些指示以達成公司目標。「非同步工作」模式也有著既定的管理規範，例如回應時間、文件格式標準和使用特定工具。這使員工能妥善管理自己的時間，並在團隊中培養信任和責任感。Remote 的公開手冊中有一個關於「非同步工作」很完整的介紹，供大眾更詳細了解「非同步工作」的運作程序。
同步與非同步工作的平衡
如果一間企業希望傳統辦公室模式與「非同步工作」模式混合執行，該如何拿捏雙方的平衡呢？Marcelo 首先認為企業如有效實踐「非同步工作」的安排，同事間能有清晰的溝通，企業就會自然轉向「非同步工作」模式。採用遙距工作使組織能夠利用全球人才庫，提高勞動力靈活性，並降低與維護實體辦公空間相關的間接成本。但如企業喜歡或需要保留一些傳統的辦公室模式，過渡到混合工作模式可能是更好的選擇。使用 Slack 等實用的通訊工具，可同時為遙距工作和面對面工作制定明確的指導方針。培養結果為本的文化，並為項目訂立明確的完成日期非常重要，有著這樣的文化，實行「非同步工作」的員工就可無縫地與辦公室的員工並肩工作。
管理非同步團隊時所需的領導力
企業主管在「非同步工作」模式下可能面對壓力，他們可能會擔心如何能管理好公司。Marcelo 就向「非同步工作」團隊的領導者分享了以下建議。首先管理人員要使傳統辦公室適應遙距工作環境，同時亦需要設定明確界線以防止倦怠情況。 例如在傳統的辦公室中，管理者可當場了解公司的實時情況，團隊成員在需要時可獲得即時指導。 而在遙距工作環境中，管理者需要下達清晰明確的指令，與員工之間訂立工作完成日期等界限。 此外，培養信任、靈活性、適當工作與生活平衡的文化，對於領導者和團隊成員都至關重要。
透明、直接和誠實的溝通十分關鍵。領導者必須優先考慮清晰的溝通渠道和指導方針，以防止團隊成員之間產生誤解與疏離感。 領導者需建立明確的目標和期望，避免含糊不清的指示，才能有效維持企業生產力。 然而，領導者也必須謹慎，不要無意中對團隊進行過於細微的管理（micro management），這可能會削弱員工的信任和自主權。 領導者應該優先考慮建立自主性、主動性更強的團隊，加強員工適應能力、對員工的技術支援，以及培養「積極回饋與改進」的文化，以在遙距工作環境中建立蓬勃發展的虛擬團隊。
香港實施非同步工作的獨特挑戰和機遇
香港有其獨特工作文化，往往為工作模式的轉變帶來挑戰。Marcelo 認為香港工作文化雖強調面對面互動和長時間辦公，但仍有潛力在工作安排上採取更大的彈性。遇到的挑戰包括有溝通上的障礙，語言差異、不同的溝通方式，這些因素可能會阻礙團隊成員之間的有效協作。 此外確保遵守香港的勞工法律和法規，特別是有關工作時間和員工權利的法律和法規，對於尋求實施「非同步工作」模式的組織來說是另一個障礙。
儘管如此，Marcelo 認為香港仍然具有採用「非同步工作」的潛質。企業可透過採用靈活的工作安排，連接全球人才庫，利用來自世界各地的專業技能和專業知識。此外，透過減少與維護實體辦公空間相關的管理費用來節省開支，香港企業就能夠以更具競爭力的薪酬，搶占各地優秀人才。 儘管面臨挑戰，本港企業仍可有效實施「非同步工作」模式，並透過高效的全球團隊，為企業帶來組織性的成功。
總結：「非同步工作」模式未來將愈見盛行
面對未來，Marcelo 認為「非同步工作」模式將在全球商業環境中變得更加盛行。 企業將轉向混合和遙距工作，由於技術進步、工作文化的轉變和經濟變化，愈來愈多企業會趨向發展虛擬團隊。Marcelo 認為這是一個劃時代的轉變。
根據統計，隨著年輕一代加入勞動力大軍，他們更偏好遙距和靈活的工作。根據 Remote 的《全球福利報告》， 63% 的受訪千禧世代、76% 的 Z 世代、69% 的嬰兒世代和 80% 的 X 世代希望採用混合或遙距工作模式。
人工智能 (AI) 和自動化將簡化工作流程，而虛擬實境和擴增實境等通訊技術將增強協作體驗。 過去的疫情對遙距工作的流行起到了催化作用，員工與企業雙方都看到了它的好處。對於員工來說，它提供的靈活性可以實現更健康的工作與生活平衡。他們可以按照自己的方式工作，從而實現更高的生產力。 對於僱主來說，遙距工作模式開創了獲取全球各地人才的可能性。企業可接觸更廣闊的全球人才庫，吸引新人才並提高員工留任率。
Remote的人力資源平台，為企業在本港複雜的法律和監管環境底下提供了全面的解決方案，提供寶貴資源和全球一站式的人力資源服務。Remote 是企業的策略性人力資源合作夥伴，能助企業在當今充滿活力的環境中蓬勃發展。
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